Procedimentos de Trabalho
Por Paulo Botelho
Não há organização empresarial adequada sem procedimentos de trabalho claros e definidos. Como garantir que a execução de um trabalho se dê de acordo com o que foi planejado? Com a fixação detalhada de procedimentos e instruções e seguido de uma fiel observação em sua execução; uma prática duvidosa seguida por certas empresas e que constato em trabalhos de consultoria que tenho realizado. “Por aqui está tudo sob controle”. É a desculpa, desprovida de veracidade, que mais ouço.
Voltando um pouco no tempo: as oficinas pré-industriais garantiam a qualidade de seus produtos pelo lento processo de transmissão de conhecimentos entre o mestre e o aprendiz. Mesmo após a Revolução Industrial no Século XVIII, a qualidade era assegurada pela supervisão intensiva de inspetores.
A complexidade dos processos, as inovações tecnológicas e a dinâmica das mudanças determinam a necessidade do estabelecimento de instruções, procedimentos, normatizações e especificações nas empresas. A quantidade dos procedimentos depende da cultura da empresa, do tipo de produto ou serviço, da tecnologia empregada e do nível de instrução do pessoal. A necessidade de procedimentos aumenta quanto mais sofisticada for a tecnologia e menor for o grau de instrução do pessoal.
Quais procedimentos são necessários para garantir a qualidade? Depende, basicamente, dos produtos ou serviços fornecidos e do porte da empresa. É claro que uma pequena indústria, com um produto simples, terá bem menos procedimentos do que uma empresa de grande porte. Um procedimento operacional deve retratar, de forma simples e direta, a prática estabelecida para determinado processo em linguagem acessível às pessoas que irão utilizá-lo. Eu sempre digo que a dona Maria que faz o café na empresa deve entendê-lo e saber explicá-lo. E tudo tem que estar no Manual de Procedimentos; ele é uma ferramenta de trabalho e deve ficar próximo dos operadores das atividades descritas nele. Procedimentos como a operação de uma máquina devem estar fixados na área de operação, ilustrados com desenhos ou fotos.
É isso aí e bom trabalho!
Paulo Augusto de Podestá Botelho é consultor de empresas e escritor.
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